Bilprovningens integritetspolicy

Av de kursiverade orden framgår det stöd vi har i GDPR för hanteringen.

1. Bokning via webb eller telefon
När du bokar besiktningstid för ett fordon hos oss hanterar vi dina kontaktuppgifter (namn,
mailadress, telefonnummer) samt registreringsnummer för att kunna skicka bokningsbekräftelse,
påminnelse om bokad tid, kundnöjdhetsmätning samt tack för besöket-utskick.
Denna behandling baserar vi på att vi behöver uppgifterna för att kunna ingå och fullgöra ett avtal
med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
2a. Besiktning – genomförande av tjänsten
När du besiktar ett fordon hos oss hanterar vi de uppgifter som behövs för besiktningen och
rapportering av besiktningsresultat till myndigheter, exempelvis Transportstyrelsen och
Arbetsmiljöverket enligt tillämplig lagstiftning.
Denna behandling baserar vi på att vi behöver uppgifterna för att kunna ingå och fullgöra ett avtal
med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
2b. Besiktning – rapportering av resultatet
När ett fordon har besiktats hos oss är vi skyldiga att rapportera resultatet till föreläggande
myndighet, exempelvis Transportstyrelsen och Arbetsmiljöverket enligt tillämplig lagstiftning.
Den behandlingen baserar vi på rättslig förpliktelse

3. Inbjudan till besiktning
För att kunna skicka erbjudanden om besiktningstider använder vi fordonsdata som vi köper av
Transportstyrelsen samt adressuppgifter som vi köper från externa adresskällan iCatch, som ägs av
Valitive, som är ett bolag som tillhandahåller bland annat folkbokföringsadresser.
Den behandlingen baserar vi på berättigat intresse. Vi har bedömt att vi har ett berättigat intresse att bjuda in kunder vars fordon närmar sig slutdatum för besiktning då detta är ett lagkrav för att få
bruka fordonet. Du har alltid rätt att invända mot denna intresseavvägning , se ” dina rättigheter”
nedan.
4. Fakturering och kreditupplysning
Vi behöver dina personuppgifter för att kunna administrera ekonomiska transaktioner exempelvis
faktureringar eller kreditupplysningar. Kreditupplysning görs på företagskunder inklusive enskild
firma som ansöker om att bli fakturakund hos Bilprovningen.
Denna behandling behöver vi för att kunna ingå och fullgöra ett avtal med dig eller för att vidta
åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

5. Mina sidor
Om du gått med i Mina sidor har vi fått ett samtycke från dig som kund och du har lämnat oss
uppgifter för vårt kundregister. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och lämna Mina sidor.
I Mina sidor
Fullständiga villkor för Mina sidor hittar du på bilprovningen.se. pdf, 130 kB.

6a. Webbplats – nödvändiga cookies

När du besöker Bilprovningens webbplats eller andra tjänster som Mina sidor kan vi eller de
tjänsteleverantörer vi samarbetar med använda cookies/kakor för att säkra att webbplatsen fungerar
som den ska. Dessa är nödvändiga för webbplatsen funktion och användandet baserar vi på
berättigat intresse då webbplatsen annars inte kan fungera. Du kan läsa mer på
www.bilprovningen.se/cookies
6b. Webbplats – cookies för analys och marknadsföring
När du besöker Bilprovningens webbplats eller andra tjänster som Mina sidor kan vi eller de
tjänsteleverantörer vi samarbetar med använda cookies/kakor och liknande teknologier. Detta för att säkerställa en bra besökarupplevelse samt för utveckling av våra webbplatser. Detta baserar vi på samtycke, då du som kund själv väljer om du godkänner cookieanvändningen eller ej för att vi ska
kunna förbättra användarupplevelsen för dig. Du kan läsa mer på www.bilprovningen.se/cookies
7 Externa användare i Bilprovningens system
Om du är extern användare i Bilprovningens system, exempelvis prenumerant på våra handböcker,
använder vi ditt eget Microsoft-konto samt namn för att administrera inloggning,
Denna behandling baserar vi på det avtal vi har med dig.

Grundläggande för vår hantering är:

• Vi följer förordningen och ser till att dina rättigheter upprätthålls. Vi kan också visa att vi följer förordningen.
• Dina uppgifter skyddas av tekniska lösningar och regler för medarbetarna som hanterar dem.
• Vi skickar inte erbjudanden till personer under 16 år. Det innebär att fordonsägare under 16 år inte får några utskick från oss.
• De personuppgifter som vi använder lämnas aldrig vidare till andra aktörer för andra syften än de vi bestämt och informerar om. I de fall vi använder oss av så kallade personuppgiftsbiträden, såsom dataleverantörer och tryckeri, styrs de av samma regler som vi. Dessutom har vi huvudansvaret. För att bredda vårt erbjudande har vi partners. I de fall vi sänder uppgifter vidare till dem styrs de av samma regler som övriga personuppgiftsbiträden.
• Personuppgifter kan komma att delas med TÜV Rheinland Service GmbH och TüV Rheinland
  för interna administrativa ändamål eftersom Bilprovningen är en del av företagsgruppen TÜV
  Rheinland. Ingen persondata förs utanför EU/EEA i relation till detta.
• Vi lagrar inte mer data eller längre än vi behöver. All data raderas enligt fastställda rutiner
  eller lagkrav så snart den inte behövs.
  1. Uppgifter lämnade i samband med bokning raderas efter 36 månader om ingen ny
  bokning gjorts under den tiden
  2a: Personuppgifter i samband med rapportering av besiktning sparas 2b:
  innevarande + 3 år . Detta baseras på en överenskommelse inom
  branschorganisationen Swetic.
  3. Adressuppgifter för utskick av inbjudan raderas efter 90 dagar
  5. Faktureringsdata raderas efter innevarande år + 7 enligt bokföringslagen
  6a. Uppgifter i Mina sidor lagras så länge du behåller ditt samtycke och därmed ditt kundkonto
  6b . Cookiedata lagras enligt ditt samtycke samt cookiep
• Alla behandlingar av personuppgifter dokumenteras och där framgår bl.a. syfte och omfattning.
• Det är endast de medarbetare som behöver dina personuppgifter för att utföra sitt arbete som har tillgång till dem.
• Skulle trots allt personuppgifter spridas, förstöras, eller förvanskas hos oss informeras såväl berörda som Integritetsskyddsmyndigheten med en beskrivning om vad som har hänt och vad vi gjort för att lösa problemet.

Du, vars personuppgifter finns i våra register, har rätt till följande:

• Att få tydlig information från oss gällande vår behandling av dina personuppgifter.
• Att begära utdrag för att kunna se vilka uppgifter vi behandlar gällande dig. Utdraget, som är
  kostnadsfritt, kan du få elektroniskt eller i pappersform, beroende på vad som passar dig
  bäst. Notera att för att skydda dig kommer vi att vara noga med att fastställa din identitet om
  du begär ut uppgifter
• Om det visar sig att våra uppgifter om dig är felaktiga eller ofullständiga kommer vi snarast
  att rätta dem. Du har rätt att begära ändring eller rättning av dina uppgifter om du upptäcker
  att något inte stämmer.
• På din begäran raderar vi snarast dina personuppgifter (din rätt att ”bli glömd”). Det finns
  några undantag, till exempel kan vi inte radera uppgifter som har med vår
  myndighetsutövning att göra eller ekonomiska transaktioner.
• I de fall databehandling bygger på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke
  genom att kontakta Bilprovningen.
  
• Du har rätt att invända mot viss behandling och du kan använda din rätt till tillgång,
  korrigering, begränsning av databehandlingen och, I det fall behandlingen sker med
  automatik, och när tekniskt möjligt, rätten till dataförflyttning (dataportabilitet) inom ramen
  för GDPR.
• Du kan också begära att vi ska upphöra med en viss behandling av personuppgifter,
  exempelvis att göra utskick till dig. Det är inte alltid möjligt eftersom andra intressen kan gå
  före, såsom myndighetskrav, men du får alltid ett besked och en motivering från oss snarast
  möjligt.
• Du har också rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten IMY, imy.se
  

Vänd dig till oss om du undrar över något eller är missnöjd på något sätt via kontaktuppgifterna
nedan – vi hoppas naturligtvis kunna lösa alla dina frågor.

Kontakt

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan kontaktar du vårt dataskyddsombud via e-post dpo@bilprovningen.se

Mer information om GDPR finner du på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Länk till annan webbplats.

Här kan du ladda ner informationen i pdf-version pdf, 343 kB..